La aplicación de la Inteligencia Artificial a la gestión documental multiplicará la competitividad de las pymes en los próximos años

La implantación de la Inteligencia Artificial en los procesos de gestión documental de las pymes va a permitir multiplicar su productividad y su competitividad en los próximos años pues según los datos de la Comisión Europea, solo un 17% de las empresas usará la IA en 2030, lo que abre un gran abanico de opciones para aquellas pymes que integren este tipo de soluciones en los próximos años.

Así lo advierte la compañía tecnológica DocuWare, especialista en software de gestión documental, que ha incorporado recientemente soluciones de Inteligencia Artificial (IA) vinculadas al procesamiento inteligente de documentos gracias a la adquisición de la tecnología natif.ai, una de las más innovadoras del panorama tecnológico alemán en aplicaciones de IA.

Con estas soluciones, que se irán implantando paulatinamente en los sistemas de funcionamiento de la compañía, se lograrán mayor productividad, una mayor optimización de los procesos y menos errores manuales en la gestión documental, indicaron de la compañía, asentada en España desde 2009

Precisamente, el retraso en la introducción de la IA en las empresas es una de las conclusiones de la Comisión Europea en su segundo Informe sobre el Estado de la Década Digital. Este estudio ofrece una visión general de los avances en la búsqueda de los objetivos establecidos para 2030 por el Programa de Política de la Década Digital.

La integración de la IA por parte de las pequeñas y medianas empresas (pymes) fue del 8% en Europa en 2023 y, respecto a esa media, España ha obtenido mejores resultados, con un 9,3%.

No obstante, el informe apunta a que, según las tendencias actuales, únicamente el 64% de las empresas utilizarán la nube, el 50% los macrodatos y el 17% la IA de aquí a 2030. Para subsanar esa brecha digital e impulsar la competitividad europea, desde Bruselas consideran esencial incentivar la adopción de herramientas digitales innovadoras por parte de las pymes, en particular la nube y la IA, y movilizar las inversiones privadas.

Así, la introducción de tecnologías de IA por parte de Docuware se enfoca en cuatro áreas de trabajo: extracción de documentos, reconocimiento de escritura a mano, separación de documentos y categorización documental.

Así, extrae datos para procesar automáticamente casi todos los documentos, como facturas, contratos, documentos de Recursos Humanos y correo postal. Se logran resultados precisos incluso al escanear documentos arrugados o manchados.

También detecta el texto manuscrito en los documentos y lo convierte en texto editable y emplea información visual y textual para dividir un escaneado por lotes en documentos individuales en lugar de códigos de barras o páginas separadoras.

En última instancia, para categorizar documentos, asigna automáticamente documentos a diferentes categorías en función de su contenido, propiedades o características. “Se trata de una adquisición muy importante y estratégica para nosotros. Nos permite ofrecer a nuestros clientes de todo el mundo tecnología de IA de vanguardia, vital para el crecimiento y el progreso de las empresas y llevar a DocuWare al siguiente nivel como líder en ECM”, afirmó el country manager de DocuWare para España, Portugal y LATAM, Roger Alves.

La inteligencia artificial agiliza y optimiza procesos que requieren gestionar documentos y aporta valor al organizar y analizar los datos más rápidamente y con mejores resultados. La combinación de IA y seguridad en la gestión documental garantiza a las empresas confiar que sus datos están protegidos y seguros. La automatización de la entrada de facturas y albaranes reduce la cantidad de tiempo y esfuerzo invertido por el personal en procesar manualmente los documentos.

La gestión documental con inteligencia artificial implica el uso de tecnologías como el Procesamiento del Lenguaje Natural (NLP), el Aprendizaje Automático (Machine Learning) y el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR).

Las tendencias en la IA para la gestión documental apuntan a la integración de tecnologías como el aprendizaje profundo y la automatización inteligente, con lo que se abren nuevos horizontes para la gestión y análisis de documentos, en línea con las necesidades de la transformación digital de las empresas.

¿Qué es el procesamiento inteligente de documentos (IDP)?

El procesamiento inteligente de documentos (IDP) es una tecnología que extrae y organiza los datos de los documentos y favorece la automatización de procesos. Combina reconocimiento óptico de caracteres (OCR) con algoritmos de inteligencia artificial (IA) para automatizar el procesamiento de documentos complejos y de formato distinto. El IDP reconoce y trae texto de los documentos pero, además, puede comprender el contexto y el significado de la información.

Así, se limita el tiempo y el trabajo implicados en localizar, validar e introducir datos en el sistema de cada compañía, de manera que el personal puede dedicarse a labores de mayor valor.

Más sobre DocuWare

DocuWare es una compañía tecnológica cuyo software de gestión documental basado en la nube permite automatizar los flujos de trabajo. Puede digitalizar, proteger y trabajar con documentos empresariales, a la vez que optimiza y agiliza los procesos. DocuWare es un hogar inteligente para documentos, idóneo para equipos remotos o repartidos en distintas oficinas que precisan funcionar a máxima capacidad.

Con la metodología del software de DocuWare, las empresas pueden eliminar, por completo, el uso de documentación en papel en un plazo de 90 días, gracias a sus planes de digitalización y automatización. DocuWare es una compañía internacional con sedes centrales en Alemania y Estados Unidos, asentada en España desde 2009.

Junto a su sólida red de 800 Partners, DocuWare ha ayudado a 17.000 clientes en 100+ países a simplificar su trabajo digitalizando, automatizando y transformando sus procesos clave.