La clave para proteger la documentación empresarial ante desastres naturales: los sistemas de gestión documental inteligente

En la Unión Europea, el coste económico de los desastres naturales ha generado un total de pérdidas por 650.000 millones de euros en los últimos 40 años, de los cuales un 17% se produjeron solo entre 2021 y 2022. Alemania, Francia, Italia y España han sido los países más afectados, según la Agencia Europea de Medio Ambiente. No obstante, las previsiones indican que los fenómenos climáticos extremos continuarán intensificándose, aumentando aún más las pérdidas económicas.

Y la reciente DANA (“Depresión Aislada en Niveles Altos”) que ha afectado a diferentes puntos de la geografía española, especialmente la provincia de Valencia, no ha hecho sino confirmar estos pronósticos, que pueden tener consecuencias muy negativas para miles de empresas, desde el punto de vista de sus actividades, sus instalaciones y su archivo documental.

Ante desastres naturales como puedan ser los incendios, las lluvias torrenciales y las inundaciones, la documentación en papel y los servidores locales son susceptibles de sufrir daños que pueden entorpecer o interrumpir la labor profesional de una empresa.

Los sistemas de gestión documental inteligente, que emplean soluciones en la nube y la inteligencia artificial, consiguen proteger documentación empresarial crucial y sensibles, con garantías tanto de seguridad y privacidad como de accesibilidad por parte del personal autorizado desde diferentes dispositivos.

En ese sentido, las copias de seguridad en la nube resultan más fiables y perdurables que las que se conservan o bien en papel o bien en dispositivos o servidores locales, según la compañía tecnológica DocuWare, especialista en software de gestión documental.

Uno de los principales retos a los que se enfrentan las empresas en lo relativo a las copias de seguridad digitales es encontrar un sistema capaz de gestionar gran variedad de información: desde documentos en papel hasta correos electrónicos y archivos electrónicos, además de los datos almacenados en software de contabilidad y sistemas CRM y ERP.

Estas son las cuatro formas en las que un sistema de gestión documental de calidad ayuda a proteger los datos de las empresas:

1. Integración de sistemas diversos: Un sistema de gestión de contenidos empresariales (ECM) puede escanear documentos en papel en una ubicación central, junto con todo su correo electrónico, documentos, hojas de cálculo Excel, diapositivas PowerPoint y mucho más. También integra datos de bases de datos, software de contabilidad y otros sistemas para que estos datos estén conectados a los documentos de apoyo y gestionados en un sistema central.

2. Copias de seguridad en la nube: En la nube, está mucho más protegida ante un desastre que cuando esa copia de seguridad se ubica en un servidor local en la oficina. Cuando los datos están en la nube, protegidos por múltiples capas de seguridad, no se interrumpen ni se pierden en caso de desastre natural.

3. Proteger y mejorar la estructura de datos: así serán fáciles de encontrar y utilizar. Un sistema de gestión de documentos permite guardar todo en una base de datos común y proporcionar una estructura coherente para todos los contenidos.

4. Proporcionar acceso móvil seguro: protege los datos con un acceso controlado, autorizado y coherente. Al almacenar toda la información en la nube, las empresas cuentan con más flexibilidad y libertad para gestionar el negocio.

“La información es el alma de cualquier empresa, y tener un plan para protegerla es vital para la continuidad del negocio. Uno de los mayores retos a los que se enfrenta una empresa a la hora de proteger sus datos empresariales es cómo gestionar y realizar copias de seguridad de fuentes de información diversas. Poder centralizar todo en un repositorio central en la nube es una manera de proteger el futuro de una empresa”, recalca el country manager de DocuWare para España y Portugal, Roger Alves.