Organización de eventos
La organización de eventos requiere de sentido de la oportunidad, de organización y de comunicación. En primero momento, eso implica ser conscientes de cuándo y por qué es necesario gestionar un determinado encuentro, ya sea presencial o virtual.
Reconocer el tema concreto, su interés potencial y el momento idóneo para gestionar su celebración es una de las claves de la organización de eventos. A continuación, es imprescindible conocer al detalle todos los elementos que entran en juego y que no deben dejarse al azar.
Desde la elección del espacio, el día y la hora, el aforo, el mobiliario, los dispositivos y la tecnología necesaria, el material impreso, el merchandising e incluso el catering, si fuera necesario.
El ámbito de la comunicación abarca desde la gestión de la base de datos para identificar la lista de personas a las que se va a invitar al evento, la coordinación de las confirmaciones y la comunicación del evento a través de herramientas de marketing, newsletters, convocatorias de prensa y redes sociales, dependiendo del tipo de evento que se esté organizando.
En ese sentido, es importante saber identificar qué procesos, acciones y mensajes funcionan mejor en cada caso. No es igual el planteamiento de una mesa redonda sobre arquitectura o mobiliario de trabajo que la presentación de las novedades de una marca. Las herramientas, los asistentes y el mensaje que se quiere transmitir en cada caso es diferente. De ahí que la organización de eventos deba funcionar cada vez como un traje a medida.
Eventos para empresas
En los últimos años, hemos colaborado con empresas, entidades y diseñadores con los que trabajamos en la organización de presentaciones para medios de comunicación, como el 50º aniversario de Actiu y el stand de TAU Cerámica en Cevisama. La conferencia de la presidenta de la World Design Organization (WDO), Luisa Bocchietto, en Hábitat es otro ejemplo de esta línea de trabajo de Lelien.
Relaciones públicas
La organización de eventos implica conocer el quién es quién de un terminado sector y ser capaces de proponer y orquestar una oportunidad única para el aprendizaje y el networking entre profesionales, además de para dar a conocer las novedades de una marca a un gran número de personas, ya sean clientes, proveedores, distribuidores o periodistas, a un mismo tiempo.
Organización de congresos
Si se trata de organizar congresos, es entonces imprescindible alinear a una serie de profesionales destacados, cuya trayectoria, aportación y visión resulte de interés para un abanico amplio de personas, que puedan ser asistentes potenciales.
La idoneidad del tema y la coherencia en la elección de los ponentes, así como su capacidad comunicativa y su experiencia, permitirán crear una propuesta atractiva que logre una mayor asistencia y, al mismo tiempo, un mayor impacto en el público al que queremos acceder.