La documentación en papel requiere un mayor uso de recursos y es muy sensible a incendios e inundaciones. Las copias de seguridad en la nube son más fiables que las que se ubican en servidores locales. Los sistemas de gestión documentales favorecen tanto la seguridad como la accesibilidad.

Soluciones de última generación como la que aporta DocuWare permiten leer e interpretar textos manuscritos y clasificar los documentos según su contenido. Según la Comisión Europea, sólo un 17% de las empresas utilizará la IA en 2030 por lo que es necesario impulsar su adopción para asegurar la competitividad de las empresas. La empresa ha adquirido la tecnología natif.ai para aplicar inteligencia artificial en sus soluciones de procesamiento inteligente de documentos.